STUUR ME EEN BERICHT ALS IK JE KAN HELPEN
Mijn project management inzichten, opgedaan bij grote ERP implementaties
Een goede voorbereiding …..
Wat zijn de belangrijkste bouwstenen van een goed project
VOORBEREIDING EN STEUN VAN SENIOR MANAGEMENT
Zorg ervoor dat er goedkeuring is op:
- de business case
- het project charter
- de project aanpak
- de initiële planning
- het budget
- het vrijmaken van voldoende gekwalificeerde resources
MEETING RITME
Probeer op vaste momenten meetings te plannen, zodat het duidelijk in de mensen hun systeem en agenda’s komt te staan:
- Maandelijks een stuurgroep meeting
- Wekelijks een vaste project dag (of vaker indien nodig)
- Wekelijkse update gesprekjes
- Dagelijkse korte stand-ups, als het project daarom vraagt
Het gebeurt vaak dat mensen een project naast hun “normale” baan erbij moeten doen en duidelijkheid en afstemming helpt hen hierbij.
DOCUMENTATIE
Projecten duren lang, er kunnen wisselingen binnen het project team ontstaan en mensen hebben veel zaken aan hun hoofd.
Een goede vastlegging van de plannen, beslissingen, risico’s, issues en veronderstellingen tijdens het project en de follow up is daarom erg belangrijk.
FOCUS OP AFRONDING VAN FASES EN ACTIEPUNTEN
Streef er naar om belangrijke zaken af te ronden, voordat er wordt gestart met een nieuw onderwerp of nieuwe fase.
Anders bestaat de kans dat uiteindelijk heel veel zaken net niet af zijn en er tijdens het testen en live gebruik van het systeem nog veel issues opkomen.
JUST DO IT
Ik heb deze natuurlijk niet zelf verzonnen, maar ik vind ‘m wel heel treffend. Probeer te voorkomen dat er heel veel theoretisch wordt gebabbeld over wat jullie willen, zonder dat je nagaat of:
- iets wel kan in het nieuwe systeem
- het wel de beste manier is om iets te doen in het nieuwe systeem
Doelstellingen die je wilt realiseren met een project
Mensen
Alle toekomstige gebruikers zijn afdoende getraind om het nieuwe systeem te gebruiken op de manier zoals bedoeld is
Data
Alle relevante data is gemigreerd naar het nieuwe systeem en gevalideerd in een gecontroleerd proces
Proces
Volledig gedocumenteerde en geïmplementeerde best practice nieuwe processen
Technologie
Best practice systeem configuratie volledig afgestemd op de (informatie) wensen van de organisatie
HOE RICHT JE EEN PROJECT IN?
Door een standaard projectaanpak te gebruiken, ongeacht de grootte van het prioject, kun je standaardiseren en herkennen de mensen waar ze mee bezig zijn.
Bij kleine projecten werk je natuurlijk zaken wel anders uit dan bij hele grote projecten.
Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg!
VOORBEELD VAN EEN BEWEZEN PROJECTAANPAK
DEFINE
In deze fase van het project, na goedkeuring dat het project mag worden uitgevoerd, worden alle voorbereidingen getroffen, voor een soepel projectverloop.
Alle relevante projectdocumenten worden opgesteld en de aanpak van de diverse projectcomponenten wordt op afgestemd.
In de kick-off meeting wordt een en ander gepresenteerd.
DISCOVER
Tijdens de discover fase wordt geanalyseerd welke vereisten er bestaan, welke reporting er uit het systeem moet komen en wordt dit vastgelegd in de requirements documentatie en de reporting mapping ten behoeve van de inrichting van de toekomstige processen en het nieuwe systeem.
DESIGN
Op basis van de requirements documentatie en de reporting mapping worden de toekomstige processen uitgewerkt en wordt de basisinrichting van het nieuwe systeem gedaan, veelal in samenwerking met technische consultants van de software leverancier.
Aan het einde van deze fase zal aan het project team en andere stakeholders een eerste blik op het nieuwe systeem worden gegund, teneinde te kunnen besluiten dat het team op de juiste weg is en de stuurgroep kan besluiten door te gaan met het project.
DEVELOP
Na akkoord door de stuurgroep om door te gaan, wordt de inrichting verder in detail uitgewerkt, specifieke custom reports worden gemaakt en wordt de master data migratie uitgevoerd.
Aan het einde van deze fase zal de User Acceptance Testing (UAT) worden uitgevoerd door een brede groep toekomstige gebruikers en zal door zowel de testers als de stuurgroep worden besloten of het systeem gereed is om live te gaan.
DEPLOY
Na akkoord door de testers en de stuurgroep om live te gaan, wordt de master data migratie afgerond en wordt de financiële data migratie uitgevoerd.
Gelijktijdig wordt de documentatie voor de gebruikers afgerond en worden de toekomstige gebruikers van het systeem getraind.
Taart en champagne op de officiële dag van “go live” mag natuurlijk niet ontbreken, na een lang en slopend traject 
In de eerste fase van gebruik van het nieuwe systeem, is het belangrijk dat de mensen uit het project team en andere key users de collega’s zo goed mogelijk op weg helpen.
WELKE VALKUILEN MOET JE VERMIJDEN
Te korte doorlooptijd
Zorg ervoor dat de doorlooptijd van het project realistisch is, waarbij je rekening houdt met vakanties, andere werkzaamheden die de project teamleden moeten verrichten en pieken voor de “normale” werkzaamheden.
Maar houd ook rekening met dat je van tevoren niet alles kunt weten en plannen en er zaken zullen moeten worden opgepakt, waar je vooraf geen rekening mee hebt gehouden.
Creëer project ambassadeurs
Het is belangrijk dat de mensen in het team enthousiast zijn over de verandering en de positieve effecten van de “change” kunnen uitdragen, zodat er een positieve sfeer en draagvlak worden gecreëerd.
Maak mensen voldoende vrij
Bij veel projecten wordt vooraf een inschatting gemaakt van de tijd die de project teamleden nodig zullen hebben om hun projectwerk goed te doen.
Ervaring leert dat op bepaalde momenten, zeker in de 2e helft van een project, de tijdsbesteding erg oploopt en zorg er dan ook voor dat ze voldoende tijd hebben.
Niemand heeft iets aan uitgebluste ambassadeurs van het project, die juiste de verandering moeten promoten!
Training voor medewerkers
Een nieuw systeem betekent dat mensen hun “oude gewoontes” moeten afleren en alle functionaliteit van het nieuwe systeem moeten gaan omarmen, om de investering te rechtvaardigen en opitimaal gebruik te maken van de nieuwe mogelijkheden.
Dit kan op meerdere manieren worden gerealiseerd, maar een goed trainingsprogramma, duidelijke handleidingen encoachende “key users” per afdeling kunnen helpen om de adoptie van het nieuwe systeem zo hoog mogelijk te krijgen. Af en toe een Q&A helpt ook.
Testen
Gedurende het project worden veel zaken besproken. Probeer dit zo concreet en volledig mogelijk te doen en creëer gedurende het gehele project allerlei scenario’ die in de praktijk voorkoment en die in het nieuwe systeem ook moeten kunnen worden uitgevoerd.
Tijdens UAT moeten al deze scenario’s aan testers worden toegewezen, die na moeten gaan of de functionaliteit werkt en of de handleiding toereikend is. Bij voorkeur wordt er per test script een screenshot toegevoegd, zodat kan worden nagegaan waar eventuele issues zijn, en om aan (internal) auditors de tests te kunnen laten zien.
Change is the only constant in life!
DE BELANGRIJKSTE DOCUMENTEN UITGELEGD
Standaardisatie van documenten voor je projecten helpt het management èn de project managers
PROJECT BUSINESS CASE
De project business case vormt de kern van elk project en schetst de rechtvaardiging voor het uitvoeren van het project.
Kijk op de blog pagina voor een uitgebreide beschrijving van de inhoud van een project business case en een voorbeeld van een business case.
De kenmerken van een project business case bevatten vaak de volgende elementen:
- Een strategisch element: beschrijving van de strategische behoefte voor het project.
- Afweging van opties: welke opties zijn overwogen voordat deze keuze (het project uitvoeren) werd voorgesteld.
- Verwachte voordelen en tijdschema’s: welke voordelen zal de organisatie ontvangen zodra dit project is voltooid en hoe lang duurt het om deze voordelen te bereiken.
- Kosten: wat gaat het project naar schatting kosten en hoe wordt dit gefinancierd.
- Return on Investment: wat is het verwachte rendement op de investering, op basis van de verwachte baten en kosten.
- Risico’s: wat zijn de risico’s die van invloed kunnen zijn op de business case.
PROJECT CHARTER
Een project charter is een kort formeel document waarin de doelstelling verklaring van een project is opgenomen.
Kijk op de blog pagina voor een uitgebreide beschrijving van de inhoud van een project charter en een voorbeeld.
Deze verklaring beschrijft belangrijke projectdoelen, de rollen van teamleden inclusief verantwoordelijkheden, en de belangrijkste stakeholders en hun belangen.
Ook worden mijlpalen, budgets en mogelijke risico’s opgenomen in dit document.
Veel organisaties beschouwen het project charter als een essentieel onderdeel van projectplanning. Het is echter niet hetzelfde als een projectplan. Een projectplan gaat dieper in op de details van individuele taken binnen een project.
Een goed project charter moet:
- De essentie van het project bevatten
- Zorgen dat alle belanghebbenden en sponsors op een lijn zitten
- Zorgen voor een gedeeld begrip van het project
- Fungeren als een contract tussen het projectteam, de sponsor en de belangrijkste stakeholders
- Helpen goedkeuring van projectsponsors te krijgen wanneer buy-in nog plaats zal vinden
PROJECT MANAGEMENT DOCUMENTEN - 1
Om duidelijkheid te hebben over de aanpak van bepaalde belangrijke acties in het project, is van van belang dit in tactische project documenten uit te werken.
Dit helpt de project manager, de stuurgroep, de (internal) auditors en het project team.
Denk hierbij aan de volgende documenten:
- Project aanpak en planning op hoofdlijnen
- Trainingsplan
- Testplan
- Data migratieplan
- Communicatieplan
- Change Management plan
PROJECT MANAGEMENT DOCUMENTEN - 2
Om een project op dagelijkse basis te kunnen managen, zijn andere documenten nodig dan hierboven beschreven, die meer van tactisch niveau zijn.
De operationele project management documenten zijn in mijn ogen:
- Project portal / dashboard
- Project plan
- Taken sheet (met geautomatiseerde workflows en notificaties)
- RAID sheet (Risks – Assumptions – Issues – Decisions)
- Project meeting sheet met alle agendapunten en vastlegging
- Requirements documentatie (business / system / process)
- Report mapping (huidig naar nieuw)
- Test scripts
- Training scripts
- Data migratie tracker
Ik ben een groot fan om voor bovenstaande documenten Smartsheet te gebruiken en heb een template Smart Work Suite ontwikkeld, waarin alle genoemde documenten zijn opgenomen.
Heb je interesse, neem dan contact met me op via dit formulier of via de contact pagina.
Wil je meer weten?
Neem contact op, als je meer wilt weten, bepaalde documenten zou willen zien of als je een project wilt starten en op zoek bent naar een ervaren project manager, om het project te managen voor jou, of om je op weg te helpen
HET PROJECT
Hoe kan ik je helpen om het project op te starten en ervoor te zorgen dat de doelen worden bereikt?
We maken kennis
We spreken elkaar over waar je behoefte aan hebt.
Tijdens ons gesprek zal ik een concreet voorbeeld laten zien van de diverse strategische, tactische en operationele documenten die ik heb gebruikt.
We nemen ook een project management Smart Work Suite door, inclusief , dashboard en documenten, waarvan ik denk dat je er baat bij zal hebben.
We starten de samenwerking
Als we hebben vastgesteld dat we samen willen gaan werken en de behoefte is in kaart gebracht, stel ik een samenwerkingsovereenkomst op en maken we een plan van aanpak.
Na het aangaan van de overeenkomst gaan we snel aan de slag om ervoor te zorgen dat het project een vliegende start krijgt.
We gaan aan de slag
We stellen de doelen, maken het plan en organiseren de kick-off meeting met alle stakeholders.
Ondertussen start ik met de project documenten die we tijdens dit specifieke project willen gebruiken.
Na afronding van de “Define” fase, duiken we de diepte in, samen met het project team.